1. Qui sommes-nous ?
Melius Pro B.V. est responsable du traitement des données personnelles décrit dans la présente politique.
Melius Pro B.V.
Hamersveldseweg 135a
3833 GN Leusden, Pays-Bas
Chambre de commerce (KvK) 56909969
E-mail : info@meliuspro.com
Téléphone : +31 33 434 50 60
2. Les données que nous traitons
Nous sommes principalement en relation avec des interlocuteurs professionnels d’hôpitaux, de centres de diagnostic et de distributeurs. Nous recevons généralement vos données de vous-même, et parfois de votre organisation ou d’un distributeur, par exemple si vous êtes l’interlocuteur pour une livraison, un contrat de maintenance ou un signalement. Selon la nature de vos échanges avec nous, nous traitons :
- Coordonnées : nom, organisation, fonction, pays, adresse e-mail et numéro de téléphone.
- Votre question ou demande : le contenu de votre message transmis via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone, par exemple pour une démonstration, un devis ou une demande d’intervention.
- Données clients et de livraison : adresse de livraison, numéros de série des appareils livrés, historique d’installation, d’intervention et d’entretien, et données de facturation.
- Signalements concernant le dispositif : en cas de réclamation ou d’incident lié à la Simple Up, les coordonnées de l’auteur du signalement et une description des faits.
- Données techniques de navigation : adresse IP, type de navigateur, page demandée et horodatage dans les journaux du serveur, ainsi que les cookies décrits dans notre politique en matière de cookies.
Ne nous transmettez, via le site ou par e-mail, aucune donnée permettant d’identifier un patient, comme son nom, sa date de naissance ou son numéro de patient. Si vous signalez un incident, décrivez ce qui s’est passé sans nommer le patient. Si nous recevons malgré tout des données de santé nécessaires pour traiter ou déclarer un incident, nous les utilisons uniquement à cette fin, sur la base de l’article 9, paragraphe 2, point i), du RGPD (qualité et sécurité des dispositifs médicaux).
3. Finalités et bases juridiques
Nous utilisons vos données uniquement pour les finalités suivantes, et uniquement sur une base juridique prévue par le RGPD :
| Finalité | Données | Base juridique |
|---|---|---|
| Répondre à votre question, planifier une démonstration ou établir un devis | Coordonnées, votre message | Intérêt légitime : répondre aux questions de clients actuels ou potentiels et émettre des devis |
| Livraison, installation, formation, service après-vente et entretien | Coordonnées, données clients et de livraison | Intérêt légitime : exécuter le contrat conclu avec votre organisation (si vous êtes vous-même notre cocontractant : exécution du contrat) |
| Facturation et gestion administrative | Coordonnées et données de facturation | Intérêt légitime : exécuter le contrat conclu avec votre organisation ; obligation légale (obligation fiscale de conservation) |
| Assurer la traçabilité des appareils livrés et traiter les réclamations et signalements | Coordonnées, numéros de série, description d’un incident | Obligation légale (règlement (UE) 2017/745 relatif aux dispositifs médicaux) ; pour les données de santé liées à un incident : article 9, paragraphe 2, point i), du RGPD |
| Transmettre votre demande au distributeur de votre pays | Coordonnées, votre message | Intérêt légitime : vous aider rapidement et dans votre langue |
| Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site | Données techniques, cookies fonctionnels | Intérêt légitime : sécuriser le site et détecter les dysfonctionnements |
Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et nous ne vendons pas vos données.
4. Durée de conservation des données
Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité poursuivie, sauf si la loi impose une durée plus longue :
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Questions et demandes sans suite | 12 mois après la clôture de votre demande |
| Données clients et contractuelles | Pendant toute la durée de la relation client, puis 2 ans |
| Comptabilité | 7 ans (obligation fiscale de conservation) |
| Traçabilité des appareils, réclamations et signalements | Aussi longtemps que l’exige la réglementation sur les dispositifs médicaux : 10 ans après la mise sur le marché du dernier dispositif de ce type (article 10, paragraphe 8, et article 25, paragraphe 2, du règlement (UE) 2017/745) |
| Journaux du serveur web | 30 jours au maximum |
5. Destinataires des données
Nous ne partageons des données que lorsque cela est nécessaire aux finalités ci-dessus :
- Prestataires qui traitent des données pour notre compte, comme notre hébergeur et les fournisseurs de nos logiciels de messagerie et de gestion. Nous avons conclu avec eux un contrat de sous-traitance. Notre site web et notre messagerie sont hébergés par Mijn Domein, et nous utilisons AFAS Software pour notre gestion administrative.
- VCM-Medical B.V. et VCM-Medical Service B.V. (ensemble : VCM Medical), sociétés liées établies à Leusden, avec lesquelles nous partageons nos locaux et notre personnel. Ce personnel assure le service après-vente, la maintenance et d’autres tâches au nom et sous la responsabilité de Melius Pro. VCM Medical gère également le système dans lequel nous enregistrons les données relatives aux clients, aux appareils et à leur entretien. VCM Medical n’utilise vos données que pour notre compte et selon nos instructions. Nous avons également conclu un contrat de sous-traitance avec VCM Medical.
- Distributeurs agréés pour votre pays ou votre région, lorsqu’ils sont les mieux placés pour répondre à votre demande.
- Autorités de contrôle et pouvoirs publics, lorsque la loi nous y oblige, par exemple en cas de signalement concernant un dispositif médical.
Nous disposons d’une page entreprise sur LinkedIn et sur Facebook. Si vous les consultez, LinkedIn et Meta traitent vos données conformément à leur propre politique de confidentialité. Nous sommes responsables conjoints avec eux des statistiques de fréquentation de nos pages ; LinkedIn et Meta publient eux-mêmes les accords correspondants. Il est préférable de leur adresser directement toute demande concernant ces données.
6. Transferts hors de l’Espace économique européen (EEE)
Si vous nous adressez une demande depuis le Royaume-Uni, la Suisse ou la Nouvelle-Zélande, nous la transmettons à notre distributeur dans ce pays. La Commission européenne a constaté que ces pays assurent un niveau de protection adéquat. Le distributeur est lui-même responsable du traitement de vos données.
Mijn Domein et AFAS Software conservent vos données dans des centres de données situés dans l’EEE. Le système de VCM Medical qui contient nos données clients et de service utilise en outre des services des sociétés américaines Microsoft (Microsoft 365) et Cloudflare. Microsoft conserve les données de ses clients professionnels européens en Europe, mais peut, dans des cas limités, y accéder depuis d’autres pays, par exemple pour la sécurité ou l’assistance technique. Cloudflare traite également des données aux États-Unis. Ces deux sociétés sont certifiées dans le cadre du Data Privacy Framework UE–États-Unis. La Commission européenne a adopté une décision d’adéquation selon laquelle les sociétés certifiées assurent un niveau de protection adéquat. En outre, leurs conditions contractuelles intègrent les clauses contractuelles types de la Commission européenne, qui servent de solution de repli si cette décision cessait de s’appliquer.
Vers d’autres pays situés hors de l’EEE, nous ne transférons des données que sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, à défaut, avec votre consentement explicite. Vous pouvez obtenir une copie des clauses contractuelles types en écrivant à info@meliuspro.com.
7. Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte et l’accès non autorisé. Le site utilise une connexion sécurisée (https), et seuls les collaborateurs qui en ont besoin pour leur travail ont accès aux données.
8. Vos droits
Vous avez le droit d’accéder à vos données et de les faire rectifier ou effacer. Vous pouvez également demander la limitation du traitement et la portabilité de vos données. Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
Droit d’opposition. Lorsque nous utilisons vos données sur la base de l’intérêt légitime, vous pouvez à tout moment vous y opposer. Nous cessons alors le traitement, sauf si nous avons des motifs impérieux qui prévalent sur vos intérêts.
Vous n’êtes pas tenu de nous fournir des données. Sans votre nom, votre organisation, votre adresse e-mail et votre message, nous ne pouvons toutefois pas répondre à une demande envoyée via le formulaire de contact.
Adressez votre demande à info@meliuspro.com. Nous vous répondrons dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai d’un mois. Pour éviter tout abus, nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.
9. Introduire une réclamation
Vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ? Faites-le-nous savoir : nous chercherons ensemble une solution. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens, l’autorité néerlandaise de protection des données, via autoriteitpersoonsgegevens.nl, ou auprès de l’autorité de protection des données du pays où vous résidez ou travaillez.
10. Cookies
Pour savoir quels cookies ce site utilise et comment les supprimer ou les bloquer dans votre navigateur, consultez notre politique en matière de cookies.
11. Modifications
Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité, par exemple en cas d’évolution de nos services ou de la législation. La version la plus récente figure toujours sur cette page, avec la date de la dernière modification en haut de page.